Es esencial en todo proceso judicial, tanto en Puerto Rico como en el extranjero, suministrar copias certificadas de documentos judiciales.  Desafortunadamente, el proceso para solicitar copias de documentos en Puerto Rico es uno tedioso y lento, y es necesario someter un formulario específico para obtener copias de documentos que son parte del expediente de los casos civiles y criminales.

Luego de transcurridos varios años de inactividad, o de finalizar un caso, los expedientes se almacenan en el Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales en la Ave. Barbosa 427 en Hato Rey.

Si el caso está activo aún en el Tribunal:

Para obtener copia de cualquier documento judicial de un caso activo, es necesario descargar e imprimir el formulario OAT-85, y enviarlo por correo.  Pulse aquí para descargar el archivo en formato PDF.

Luego de imprimir el formulario, y llenar los encasillados correspondientes, se envía por correo al Tribunal en dónde se está atendiendo el caso.  Para una lista de las direcciones postales, pulse aquí.  Luego, baje hasta ver el mapa, y pulse encima de la Región Judicial correspondiente.

A vuelta de correo, recibirá una notificación de la cantidad de Sellos de Rentas Internas necesarios para expedir una copia sencilla o certificada del documento solicitado.  Devuelva un giro postal a nombre del Secretario de Hacienda por la cantidad indicada, y recibirá el documento por correo.

Si el caso está inactivo:

El procedimiento es idéntico, excepto que en lugar de enviar el forumario a la Secretaría del Tribunal, se envía a la siguiente dirección:

Oficina de Administración de los Tribunales
Programa de Administración de Documentos
PO BOX 190917
San Juan, Puerto Rico 00919-0917

o vía fax al: 787-763-7834

Recuerde, que en los casos de Familia, tales como Divorcios, Custodia, Alimentos o en donde existen menores como parte, son de naturaleza confidencial.  Por lo tanto, quienes único están autorizados para solicitar copia de documentos, o examinar expedientes son las partes del caso, o sus representantes legales.  Una parte interesada del caso puede autorizar a otra persona a solicitar copia mediante affidavit o poder.

Como requisito de la solicitud, tendrá que proveer copia de una identificación con foto, y cualquier otro documento suplementario que el personal le exija al momento de hacer la solicitud.

Según la Oficina de Administración de Tribuanles, las instrucciones para hacerlo se encuentran pulsanso en el siguiente enlace:

Pulse aquí.

Las instrucciones son:

Los expedientes judiciales contienen todos los documentos que se presentan en los casos que se atienden en los tribunales, incluyendo las órdenes, las resoluciones y las sentencias emitidas. Éstos son expedientes públicos y se guardan por cierto tiempo en las Secretarías de los Tribunales y luego pasan al Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales en la Ave. Barbosa 427 en Hato Rey. Si usted desea una copia de cualquiera de esos documentos, ¿qué debe hacer?

1. Identificación del caso

El solicitante debe asegurarse de disponer de la información adecuada para identificar el caso particular, entre ella:

• Nombre de las partes
• Año del caso
• Número de presentación del caso
• Naturaleza del caso
• Tribunal que atendió el caso

2. Expedientes confidenciales

Existen algunos expedientes que son de naturaleza confidencial. En ese caso existen restricciones y requisitos especiales para poder examinar un documento que se le comunicarán al solicitante.

3. Solicitud de Copias de Documentos

El solicitante debe acudir primeramente a la Secretaría del Tribunal que atendió el caso para determinar si el expediente del caso se encuentra allí o si se encuentra en el Archivo Central en Hato Rey. En el tribunal la persona llena un formulario titulado Solicitud de Copia de Documentos, en el que se le pide su nombre y dirección y toda la información necesaria para tramitar su solicitud. El apartado número 4 de esa solicitud le pide información sobre el servicio que solicita, a saber:

• Copia certificada
• Copia simple
• Examinar el expediente (Véase la sección Examen de Expedientes Judiciales)
• Otro

  Si el expediente del caso no se encuentra en el Tribunal, se le ofrece la opción de tramitar copia digitalizada del documento al Archivo Central. Si el solicitante no le interesa esta opción se le devuelve el formulario para que lo envíe, o lo entregue personalmente, a la siguiente dirección.

Postal:

Oficina de Administración de los Tribunales
Programa de Administración de Documentos
PO BOX 190917
San Juan, Puerto Rico 00919-0917

Física:

Avenida Barbosa 427 (bajos de John Dewey College)
Hato Rey, Puerto Rico
TEL:. 787-274-0016
FAX: 787-763-7834

4. Solicitud de copias de documentos a través de correo electrónico

Este servicio provee para que el ciudadano pueda solicitar los documentos en el tribunal más cercano a su residencia, independientemente de donde se haya presentado el caso. El tribunal solicita el documento al Archivo Central quienes localizan el documento en el expediente, lo digitalizan y lo envían al tribunal a través del correo electrónico para que sea certificado y entregado al peticionario.

5. Expediente que no se encuentra

Si el expediente no fuere hallado, se le notificará de ello, por escrito, al solicitante.

6. Costo de las copias

Documento civil: Cincuenta centavos (.50¢) por página simple.

Documento criminal: Un dólar ($1.00) por las primeras cuatro (4) páginas y veinticinco centavos (.25¢) por cada página adicional.

Certificación: La certificación civil cuesta un dólar ($1.00)
La certificación criminal cuesta cincuenta centavos (.50¢).

Dichos aranceles se deben pagar en sellos de Rentas Internas. Obviamente, el total que deberá pagarse sólo puede saberse una vez se ha revisado el expediente y se ha determinado cuantas páginas tiene el documento que se interesa.

Si el formulario se envió por correo, la Secretaría o el Archivo Central le notifican, también por correo y mediante el mismo formulario, identificado con el número de solicitud, los aranceles que la persona tiene que cancelar. La persona puede entregar personalmente o enviar por correo los sellos correspondientes a los aranceles, asegurándose de que quede claro el número de referencia de la solicitud. En estos casos siempre es conveniente enviar una comuniación aneja donde se identifique cada sello con su número de serie y que el solicitante se quede con copia de ella.

Si el formulario se entrega personalmente, ya que la búsqueda del expediente no se puede realizar de inmediato, se le pide al solicitante que dé un número de teléfono al cual se le pueda llamar, con cargos revertidos, para indicarle los aranceles que debe cancelar. Se le da también el número de la solicitud para que haga referencia a ella en cualquier comunicación posterior. Si no tiene teléfono, se le envía por correo el formulario con indicación de los aranceles, y la persona debe enviar los sellos por correo o entregarlos personalmente, según se describió antes.

7. Envío de documentos

Una vez recibidos los sellos necesarios para cubrir los aranceles, se procede a realizar las copias y las certificaciones solicitadas, las cuales se envían por correo o se entregan personalmente si la persona acude a buscarlas según se le especifique.

8. Archivo de solicitudes

Una vez recibidas las solicitudes se dejan pendientes en espera de los aranceles. Si estos no se reciben dentro de quince (15) días de presentada la solicitud, ésta se archiva.

El Registro Demográfico de Puerto Rico se encarga de conservar todas las estadísticas vitales de los ciudadanos del país. Este Registro es quien expide las certificaciones necesarias para todo procedimiento judicial, o extra-judicial. Es necesario el facilitar el acceso a estos documentos de vital importancia, y dejándose llevar por la explicación de la página de Internet del Departamento de Salud, el procedimiento necesario para solicitar cualquiera de ellos parece ser más dificil de lo que es.

Hace años el gobierno implementó un sistema electrónico para solicitar y tramitar diversos servicios gubernamentales, pero requirió un paso, que a mi entender, viola el propósito inicial de solicitar un servicio por Internet.

Era necesario completar una hoja de registro físicamente en una colecturía.

¿Cuál es el avance de requerir que el solicitante se registre fisicamente, cuando la intención de proveer los servicios por Internet es no personarse a una agencia de gobierno. Tanto por no querer como no poder (como en el caso de los no-residentes nacidos o casados en Puerto Rico), la mejor forma de solicitar documentos oficiales, por mi experiencia, es simplemente llenar la solicitud y enviarla con un giro por el costo del documento, junto con un sobre pre-dirigido para recibir el certificado.

Lo importante es recordar que al solicitar cualesquiera de los tres certificados del Registro Demográfico quien solicite tiene que ser parte con interés.

Parte con interés es cualquier persona con una necesidad legítima para solicitar el documento. Por ejemplo, un padre solicita el certificado de nacimiento de su hijo, un cónyuge solicita el certificado de matrimonio de su pareja, o un heredero solicita el certificado de defunción de quien le hereda. Parte con interés no es el vecino que quiere saber el nombre verdadero del vecino que corta la grama a las 5am de un domingo, ni de un amante que quiere saber si su compañera es casada.

Desafortunadamente, ninguna de las solicitudes necesarias está disponible en inglés, lo cual imposibilita al no-hispanohablante de poder solicitar los certificados por correo sin la ayuda de un intérprete. Pronto, personalmente me daré a la tarea de proveer toda la información necesaria en inglés para facilitarle la solicitud a quien no sepa el idioma Español.

Pulse encima de cualquiera de los enlaces siguientes para descargar la solicitud para cada Certificado:

• Certificado de Nacimiento
• Certificado de Defunción
• Certificado de Matrimonio

En fin, el procedimiento es igual para los tres documentos:

1. Imprimir y llenar la solicitud.
2. Comprar un Giro por la cantidad del costo del certificado.
3. Incluir un sobre pre-dirigido y pre-pagado.
4. Incluir una fotocopia de cualquier identificación con foto del solicitante

A continuación, la información general sobre el procedimiento para solicitar todos los documentos:

1. Llenar y firmar la solicitud. Enviar fotocopia de identificación con retrato que no esté vencida. Solamente son aceptables Licencia de Conducir, pasaporte, Identificación del Estado, de Asistencia Pública (Cupones de Alimento), de la Administración de Veteranos,agencias de gobierno estatal y/o federal, universidades reconocidas, identificación oficial de la empresa ,etc. Estas están sujetas a aprobación.

2. Enviar giro postal de $5.00 o sellos de Rentas Internas por cada certificado solicitado a nombre de: Secretario de Hacienda de Puerto Rico. (Copias adicionales en la misma solicitud $4.00 ) No se aceptan cheques personales. Los veteranos podrán obtener certificados libre de costo con la presentación de la Forma 214 (hay restricciones por lo que sugerimos llamen para recibir orientación).

3. Enviar sobre pre dirigido con sello y su dirección a donde recibirá el certificado. La dirección postal es:

Registro Demográfico
P.O. Box 11854
San Juan Puerto Rico 00910

La solicitud se puede hacer vía servicios expresos ( Express Mail, Federal Express, UPS ) ida y vuelta. Para enviar la misma por servicio expreso la dirección es: Registro Demográfico calle Quisqueya #171 Hato Rey Puerto Rico 00917.

Para orientación adicional favor de comunicarse con División Expedición de Copias (787) 767-9120 exts. 2101, 2109, 2110, 2111.

Llene e imprima la solicitud y envie el giro o los sellos, la copia de la identificación y el sobre predirigido.

Necesitará Adobe Acrobat Reader para descargar la solicitud: